Le semplificazioni sui libri paga e matricola
(D. M. Lavoro 30.10.2002)
Anche un solo dipendente richiede normalmente operazioni complesse
Semplificazioni sui libri paga e matricola. E’ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministro del Lavoro che reca le modalità applicative per la tenuta dei libri. Come è noto, anche la presenza di un solo lavoratore dipendente o di un collaboratore coordinato e continuativo impone al datore di lavoro l’osservanza di una serie di norme piuttosto articolate e complesse. Tra queste, l’obbligo di tenuta della contabilità del personale, attraverso appositi libri. Essi sono, oltre al registro degli infortuni, il libro paga ed il libro matricola, cui è dedicato il presente decreto, che completa l’attuazione dell’articolo 119 della finanziaria 2001. E’ dunque ormai prevista e consentita la tenuta del libro paga e del libro matricola attraverso 1) fogli mobili (a compilazione manuale o meccanografica) o 2) supporti magnetici, nel rispetto delle regole di consultabilità, inalterabilità e integrita' dei dati e della sequenzialita' cronologica delle operazioni eseguite stabiliti per tali strumenti. (13 dicembre 2002)Decreto del Ministro del Lavoro 30 ottobre 2002
IL MINISTRO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
Visto l'art. 134 del regio decreto del 28 agosto 1924, n. 1422, che disciplina la tenuta dei libri paga e matricola da parte di datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone non soggette alla assicurazione presso l'Istituto nazionale per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (I.N.A.I.L.);
Visti gli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, che disciplinano la tenuta dei libri paga e matricola per i datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone soggette alla assicurazione I.N.A.I.L.;
Visti gli articoli l e 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che consentono ai consulenti del lavoro ed agli altri soggetti abilitati di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede i libri paga e matricola avvalendosi anche di sistemi alternativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 aprile 1994, n. 350, recante il regolamento di semplificazione della tenuta del libri paga e matricola di cui all'art. 20 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, ed, in particolare, l'art. 2 ai sensi del quale e' stato abrogato l'art. 22 del citato decreto n. 1124 del 1965, che prevedeva la preventiva autorizzazione dell'ispettorato del lavoro alla tenuta di libri paga e matricola con sistemi alternativi meccanici e cartacei, e sono state individuate le modalità per l'adozione di supporti elettronici e magnetici;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59 [ 1] , in materia di conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la semplificazione amministrativa, che, all'art. 15, comma 2, prevede che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o telematici, nonché la loro archiviazione o trasmissione con strumenti informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 [ 2] , pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 87 del 15 aprile 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici;
Visto l'art. 5 del decreto legislativo 23 febbraio 2000, n. 38 [ 3] , che ha esteso l'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro ai lavoratori parasubordinati;
Visto l'art. 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n. 388, che prevede che la tenuta dei libri paga e matricola possa avvenire mediante l'utilizzo di fogli mobili secondo condizioni e modalità da stabilire con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 [ 4] , recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in particolare, gli articoli 6 ed 8, comma 2;
Visto il parere dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione espresso con nota n. 7988 del 12 dicembre 2001;
Decreta:
Articolo 1.
1. La tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga possono essere effettuate mediante l'utilizzazione di:
a) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica nel rispetto delle procedure stabilite nel presente decreto;
b) supporti magnetici - sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate garantendo, così, oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 ed 8, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - i quali secondo le modalità previste dalla normativa in materia, sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione.
2. I sistemi di cui al comma l devono essere comunque idonei ad eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa.